Preparación de un diario general para operaciones varias

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Los contadores pueden preparar un diario general para transacciones diversas que no encajan en uno de los cuatro diarios principales de una empresa (Recibos de caja, Desembolsos de caja, Ventas y Compras). Si necesita establecer otros diarios especiales como puntos de entrada originales para las transacciones, adelante. El cielo es el límite! Si usted mantiene sus libros a la antigua usanza - en papel - tenga en cuenta que el papel es vulnerable a ser perdido o destruido por error. En este caso, es posible que desee considerar mantener el número de revistas que mantiene al mínimo.

La cuenta afectada por la transacción

Para las transacciones que no encajan en los "cuatro grandes" diarios, pero que no necesariamente garantizan la creación de sus propios diarios, debería considerar la posibilidad de mantener un diario general para las transacciones varias. Utilizando papel en columnas similar al que se utiliza para las otras cuatro revistas, cree las siguientes columnas: Fecha: La fecha de la transacción. Cuenta: La cuenta afectada por la transacción. Se necesitan más detalles aquí porque el Libro Mayor afecta a tantas cuentas diferentes con tantos tipos de transacciones diferentes.

La contabilización en las cuentas del libro mayor

PR (referencia del puesto): Donde la información sobre la transacción se publicará al final del mes. Esta información se rellena al final del mes cuando se realiza la contabilización en las cuentas del libro mayor. Si la entrada a contabilizar en las cuentas está resumida y totalizada en la parte inferior de la página, puede poner una marca de verificación junto a la entrada en la columna PR. Para las operaciones listadas en las columnas Crédito general o Débito general, debe indicar un número de cuenta para la cuenta en la que se contabiliza la operación. Débito general: Contiene la mayoría de los débitos. Crédito General: Contiene la mayoría de los créditos.

Una columna para esas cuentas

Si tiene ciertas cuentas para las que espera mucha actividad, también puede iniciar una columna para esas cuentas. La gran ventaja de tener una columna separada para una cuenta es que podrás sumar esa columna al final del mes y simplemente poner el total en el libro mayor. No tendrá que introducir cada transacción por separado. El punto de entrada para las transacciones varias es el Diario general. Muchos negocios también agregan columnas para Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar (como se muestra en el ejemplo) porque esas cuentas son comúnmente impactadas por transacciones que no son en efectivo. Todas las transacciones en este Diario General son transacciones no monetarias. Las transacciones en efectivo deben ir a uno de los dos diarios de caja: Recibos de caja y desembolsos de efectivo.

Introducirse en varias líneas

En un diario general, las transacciones deben introducirse en varias líneas porque cada transacción afecta al menos a dos cuentas (y a veces a más de dos). Por ejemplo, en el diario General que se muestra en la figura, la primera transacción que aparece en la lista es la devolución de una tarta de queso por parte de S. Smith. Esta devolución de productos vendidos debe contabilizarse en la cuenta del deudor como un abono, así como en la cuenta de deudores.

Los productos devueltos por el cliente

Además, la cuenta de devolución de ventas, donde la empresa realiza el seguimiento de todos los productos devueltos por el cliente, tiene que ser cargada. Además de las cinco columnas mencionadas anteriormente, la revista General en la figura tiene las dos columnas siguientes: Cuentas por pagar en el Debe: Disminuciones en la cuenta de Acreedores. El tenedor de libros que trabaja con este diario anticipó que muchas de las transacciones de la compañía tendrían un impacto en las Cuentas por Pagar. Crédito de Cuentas por Cobrar: Disminuciones a la cuenta de Cuentas por Cobrar.
Al final del mes, el contable puede sumar las columnas de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar de este diario y contabilizar esos totales en las cuentas correspondientes del Libro Mayor. Todos los detalles de la transacción permanecen en el Diario General. Sin embargo, debido a que las transacciones diversas afectan a las cuentas del libro mayor, las transacciones deben contabilizarse en cada una de las cuentas afectadas por separado.